Comment vérifier le REPSE d'un prestataire au Mexique, étape par étape
La vérification se fait gratuitement dans le registre public du ministère mexicain du Travail (STPS), sur repse.stps.gob.mx (en espagnol). La recherche se fait par numéro d'enregistrement REPSE (folio), par identifiant fiscal mexicain (RFC) ou par dénomination sociale, et le résultat indique la date d'expiration et les activités enregistrées. Aucun compte ni e.firma (la signature électronique avancée mexicaine) n'est nécessaire pour consulter le registre.
Faites-le ici : l'outil de vérification de RepseShield interroge le registre officiel en direct et vous indique si l'enregistrement est en cours de validité, jusqu'à quand et pour quelles activités, avec la date de la consultation pour votre dossier de conformité.
Pourquoi c'est important : l'article 27, section V, de la loi sur l'impôt sur le revenu (Ley del Impuesto sobre la Renta, LISR, en espagnol) oblige le donneur d'ordre à vérifier que le sous-traitant dispose d'un enregistrement lors de chaque paiement, et non une seule fois à la signature du contrat. Un enregistrement peut être annulé à tout moment.
Les étapes
- Rendez-vous sur repse.stps.gob.mx (en espagnol). La page d'accueil propose deux boutons : « Iniciar » (Commencer), pour les entreprises qui vont s'enregistrer, qui exige une e.firma, et « Consultar Padrón » (Consulter le registre). Utilisez le second.
- Recherchez le prestataire. Le moteur de recherche accepte le numéro d'enregistrement REPSE (folio), le RFC ou la dénomination sociale. La dénomination sociale doit correspondre à celle qui est enregistrée ; si l'entreprise n'apparaît pas du premier coup, essayez le RFC, qui n'a pas de variantes d'écriture.
- Sélectionnez l'entreprise et cliquez sur « Buscar » (Rechercher). Le portail ouvre la fiche de l'enregistrement.
Ce que signifie chaque champ de la fiche
| Champ | Ce que c'est et ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Numéro d'enregistrement REPSE (Folio REPSE) | Le numéro d'enregistrement. Avec le folio de chaque activité spécialisée, il doit figurer dans les contrats du prestataire (arrêté REPSE, article 18) ; de nombreux clients demandent aussi qu'il soit mentionné sur la facture. |
| Nom ou dénomination sociale (Nombre o razón social) | Il doit correspondre à l'entreprise qui vous facture. Si la facture émane d'une dénomination sociale différente de celle qui est enregistrée, l'enregistrement ne la couvre pas. |
| État / Municipalité (Entidad / Municipio) | L'adresse enregistrée auprès de la STPS. |
| Avis d'enregistrement et date (Aviso de registro) | Le numéro de l'avis délivré par la STPS et sa date. Un avis récent peut correspondre à un renouvellement ou à une mise à jour de l'enregistrement. Le document de l'avis porte un code QR : le protocole d'inspection de la STPS demande à ses inspecteurs d'en vérifier l'authenticité en le scannant. Scanner le code QR du PDF que le prestataire vous a remis, avant de l'accepter, revient donc à faire la même vérification que l'autorité. |
| Validité de l'enregistrement (Vigencia del registro) | La date d'expiration. Un enregistrement dure trois ans et doit être renouvelé ; un enregistrement expiré équivaut à une absence d'enregistrement. |
| Services enregistrés (Servicios registrados) | Les activités enregistrées, une par une. Le service que le prestataire vous fournit doit figurer sur cette liste : un enregistrement pour le nettoyage ne couvre pas les services de gardiennage. |
Comment lire le résultat
Une recherche peut aboutir de six façons, et toutes ne disent pas quelque chose de l'enregistrement du prestataire. Avant de conclure, identifiez celle que vous avez sous les yeux :
| Résultat | Ce que cela signifie | Que faire |
|---|---|---|
| Aucun résultat correspondant | La recherche n'a rien trouvé pour ce que vous avez saisi. Ce n'est pas une constatation sur le prestataire : une dénomination sociale mal orthographiée ou abrégée donne le même résultat qu'une entreprise sans enregistrement. | Essayez avec le RFC et le numéro d'enregistrement REPSE, et demandez au prestataire son avis d'enregistrement pour rechercher exactement ce qu'il indique. |
| Plusieurs résultats | Plusieurs entreprises portent un nom semblable. | Choisissez celle dont le RFC correspond à celui de votre prestataire avant de lire la date d'expiration. |
| Enregistrement en cours de validité | Le registre affiche un enregistrement dont la date de fin de validité est future. | Vérifiez que la dénomination sociale, le RFC et les activités enregistrées correspondent à votre prestataire et au service commandé, et conservez la consultation datée. |
| Valide, période de renouvellement ouverte ou déjà close | L'enregistrement est encore valide, mais son expiration approche : soit le prestataire peut déjà demander le renouvellement, soit la période pour le demander est déjà close. | Demandez-lui l'accusé de réception de sa demande de renouvellement. Le guide du renouvellement explique la période de dépôt. |
| Expiré, ou aucun enregistrement en cours de validité | Le registre a trouvé l'entreprise et montre que sa validité a pris fin, ou indique expressément qu'elle n'a pas d'enregistrement en cours de validité. | C'est le seul résultat qui dit quelque chose de l'enregistrement. Lisez la section suivante avant de payer. |
| Consultation indisponible | Le portail de la STPS n'a pas répondu ou a limité les consultations. Il n'y a pas de résultat concernant le prestataire. | Réessayez plus tard. Une consultation qui n'a pas abouti ne prouve rien, ni dans un sens ni dans l'autre. |
Si l'enregistrement a expiré ou si le registre indique qu'il n'y a pas d'enregistrement en cours de validité
Ne payez pas avant d'avoir résolu la question. Demandez au prestataire son avis d'enregistrement ou de renouvellement, et relancez la recherche avec le RFC et le folio qui y figurent. Si le registre confirme qu'il n'y a pas d'enregistrement en cours de validité, les conséquences touchent les deux parties :
- Le paiement n'est plus déductible pour l'impôt mexicain sur le revenu et la TVA mexicaine (IVA) ne peut plus être créditée, en vertu de l'article 15-D du code fiscal fédéral (Código Fiscal de la Federación, CFF, en espagnol).
- Celui qui bénéficie d'une sous-traitance sans enregistrement peut recevoir la même amende que le prestataire : de 2 000 à 50 000 UMA (l'unité de compte mexicaine utilisée pour les amendes), en vertu de l'article 1004-C de la loi fédérale du travail (Ley Federal del Trabajo, LFT, en espagnol). Les montants figurent dans le guide des amendes.
- Si le prestataire manque en outre à ses obligations envers l'IMSS (l'institut mexicain de sécurité sociale) ou l'Infonavit (le fonds de logement des salariés), vous êtes solidairement responsable envers ses salariés (loi sur la sécurité sociale, LSS, art. 15 A ; loi Infonavit, art. 29 Bis).
Un cas que la loi ne tranche pas expressément : l'enregistrement a expiré, mais le prestataire a déposé sa demande de renouvellement pendant la période prévue et la STPS n'a pas encore répondu. L'article 27, section V, de la LISR dit seulement que le sous-traitant doit « cuente con el registro » (disposer de l'enregistrement) au moment du paiement. Tant qu'aucun critère n'a été publié, conservez l'accusé de réception de la demande de renouvellement avec votre consultation.
La vérification porte sur chaque paiement, pas sur le contrat
C'est l'erreur la plus coûteuse en pratique. La fiche du registre reflète la situation du jour : la STPS peut annuler un enregistrement à tout moment, par exemple pour des dettes issues de créances définitives (créditos firmes) envers le SAT (l'administration fiscale mexicaine), l'IMSS ou l'Infonavit. Vérifier une fois par an laisse des mois de paiements sans vérification. En pratique, il faut conserver une preuve datée de la consultation, à chaque cycle de paiement, avec le reste du dossier de déductibilité.