REPSE eines Dienstleisters in Mexiko prüfen: Schritt für Schritt
Die Prüfung ist kostenlos im öffentlichen Register des mexikanischen Arbeitsministeriums (STPS) unter repse.stps.gob.mx (auf Spanisch) möglich. Gesucht wird nach REPSE-Registrierungsnummer (Folio), mexikanischer Steuernummer (RFC) oder eingetragenem Firmennamen; das Ergebnis zeigt das Ablaufdatum und die registrierten Tätigkeiten. Für die Abfrage brauchen Sie weder ein Konto noch eine e.firma (die fortgeschrittene elektronische Signatur Mexikos).
Direkt hier prüfen: das Prüfwerkzeug von RepseShield fragt das amtliche Register live ab und zeigt Ihnen, ob die Registrierung gültig ist, bis wann und für welche Tätigkeiten, mit dem Abfragedatum für Ihre Nachweisakte.
Warum das wichtig ist: Artikel 27, Abschnitt V des Einkommensteuergesetzes (Ley del Impuesto sobre la Renta, LISR, auf Spanisch) verpflichtet den Auftraggeber zu prüfen, dass der Auftragnehmer bei jeder Zahlung registriert ist, nicht nur einmal bei Vertragsunterzeichnung. Eine Registrierung kann jederzeit aufgehoben werden.
Die Schritte
- Rufen Sie repse.stps.gob.mx (auf Spanisch) auf. Auf der Startseite gibt es zwei Schaltflächen: „Iniciar“ (Starten) für Unternehmen, die sich registrieren wollen, wofür eine e.firma nötig ist, und „Consultar Padrón“ (Register abfragen). Verwenden Sie die zweite.
- Suchen Sie den Dienstleister. Die Suche akzeptiert die REPSE-Registrierungsnummer (Folio), die RFC oder den eingetragenen Firmennamen. Der Firmenname muss mit dem eingetragenen übereinstimmen; erscheint das Unternehmen nicht auf Anhieb, suchen Sie mit der RFC, die keine Schreibvarianten kennt.
- Wählen Sie das Unternehmen aus und klicken Sie auf „Buscar“ (Suchen). Das Portal öffnet den Registereintrag.
Was die Felder des Eintrags bedeuten
| Feld | Bedeutung und was zu prüfen ist |
|---|---|
| REPSE-Registrierungsnummer (Folio REPSE) | Die Registrierungsnummer. Zusammen mit dem Folio jeder spezialisierten Tätigkeit muss sie in den Verträgen des Dienstleisters stehen (REPSE-Acuerdo, Artikel 18); viele Auftraggeber verlangen außerdem, dass sie auf der Rechnung angegeben wird. |
| Name oder eingetragener Firmenname (Nombre o razón social) | Er muss mit dem Unternehmen übereinstimmen, das Ihnen die Rechnung stellt. Stellt ein anderer als der eingetragene Rechtsträger die Rechnung, deckt die Registrierung ihn nicht ab. |
| Bundesstaat / Gemeinde (Entidad / Municipio) | Die bei der STPS eingetragene Anschrift. |
| Registrierungsbescheid und Datum (Aviso de registro) | Die Nummer des von der STPS ausgestellten Bescheids und sein Datum. Ein neuer Bescheid kann auf eine Verlängerung oder eine Aktualisierung der Registrierung zurückgehen. Das Bescheid-Dokument trägt einen QR-Code: Das Kontrollprotokoll der STPS weist die Inspektoren an, die Echtheit durch Scannen zu prüfen. Wenn Sie den QR-Code auf dem PDF scannen, das Ihnen der Dienstleister übergeben hat, bevor Sie es akzeptieren, machen Sie also dieselbe Prüfung wie die Behörde. |
| Gültigkeit der Registrierung (Vigencia del registro) | Das Ablaufdatum. Eine Registrierung gilt drei Jahre und muss verlängert werden; eine abgelaufene Registrierung steht einer fehlenden Registrierung gleich. |
| Registrierte Leistungen (Servicios registrados) | Die registrierten Tätigkeiten, einzeln aufgeführt. Die Leistung, die der Dienstleister für Sie erbringt, muss auf dieser Liste stehen: Eine Registrierung für Reinigung deckt keine Sicherheitsdienste ab. |
Wie Sie das Ergebnis lesen
Eine Suche kann auf sechs Arten enden, und nicht jede sagt etwas über die Registrierung des Dienstleisters aus. Bevor Sie einen Schluss ziehen, stellen Sie fest, welcher Fall vorliegt:
| Ergebnis | Bedeutung | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Kein passender Eintrag gefunden | Die Suche hat zu Ihrer Eingabe nichts gefunden. Das ist keine Aussage über den Dienstleister: Ein falsch geschriebener oder abgekürzter Firmenname führt zum selben Ergebnis wie ein Unternehmen ohne Registrierung. | Versuchen Sie es mit der RFC und der REPSE-Registrierungsnummer, und bitten Sie den Dienstleister um seinen Registrierungsbescheid, um genau nach dessen Angaben zu suchen. |
| Mehrere Treffer | Mehr als ein Unternehmen hat einen ähnlichen Namen. | Wählen Sie das Unternehmen, dessen RFC mit der Ihres Dienstleisters übereinstimmt, bevor Sie das Ablaufdatum lesen. |
| Gültige Registrierung | Das Register zeigt eine Registrierung mit einem Ablaufdatum in der Zukunft. | Prüfen Sie, ob Firmenname, RFC und registrierte Tätigkeiten zu Ihrem Dienstleister und zur vereinbarten Leistung passen, und bewahren Sie die datierte Abfrage auf. |
| Gültig, Verlängerungszeitraum offen oder bereits beendet | Die Registrierung ist noch gültig, läuft aber bald ab: Entweder kann der Dienstleister die Verlängerung bereits beantragen, oder der Zeitraum für den Antrag ist schon abgelaufen. | Bitten Sie um die Eingangsbestätigung seines Verlängerungsantrags. Der Leitfaden zur Verlängerung erklärt den Antragszeitraum. |
| Abgelaufen oder keine gültige Registrierung | Das Register hat das Unternehmen gefunden und zeigt, dass die Gültigkeit geendet hat, oder weist ausdrücklich aus, dass keine gültige Registrierung besteht. | Nur dieses Ergebnis sagt etwas über die Registrierung aus. Lesen Sie den folgenden Abschnitt, bevor Sie zahlen. |
| Abfrage nicht verfügbar | Das Portal der STPS hat nicht geantwortet oder die Zahl der Abfragen begrenzt. Es gibt kein Ergebnis zum Dienstleister. | Versuchen Sie es später erneut. Eine nicht abgeschlossene Abfrage beweist nichts, weder dafür noch dagegen. |
Wenn die Registrierung abgelaufen ist oder das Register keine gültige Registrierung ausweist
Zahlen Sie nicht, bevor das geklärt ist. Bitten Sie den Dienstleister um seinen Registrierungs- oder Verlängerungsbescheid und fragen Sie erneut mit der RFC und dem Folio ab, die darauf stehen. Bestätigt das Register, dass keine gültige Registrierung besteht, treffen die Folgen beide Seiten:
- Die Zahlung ist nicht mehr bei der mexikanischen Ertragsteuer abzugsfähig, und die mexikanische Umsatzsteuer (IVA) kann nicht mehr angerechnet werden, nach Artikel 15-D des Bundessteuergesetzbuchs (Código Fiscal de la Federación, CFF, auf Spanisch).
- Wer von einer Subunternehmerleistung ohne Registrierung profitiert, kann ebenso wie der Dienstleister mit einer Geldbuße belegt werden: 2.000 bis 50.000 UMA (die mexikanische Rechengröße für Bußgelder) nach Artikel 1004-C des Bundesarbeitsgesetzes (Ley Federal del Trabajo, LFT, auf Spanisch). Die Beträge stehen im Leitfaden zu Bußgeldern.
- Erfüllt der Dienstleister zudem seine Pflichten gegenüber dem IMSS (dem mexikanischen Sozialversicherungsinstitut) oder dem Infonavit (dem Wohnungsbaufonds der Beschäftigten) nicht, haften Sie gesamtschuldnerisch für seine Beschäftigten (Sozialversicherungsgesetz, LSS, Art. 15 A; Infonavit-Gesetz, Art. 29 Bis).
Ein Fall, den das Gesetz nicht ausdrücklich regelt: Die Registrierung ist abgelaufen, der Dienstleister hat die Verlängerung aber innerhalb des Antragszeitraums beantragt, und die STPS hat noch nicht geantwortet. Artikel 27, Abschnitt V LISR verlangt nur, dass der Auftragnehmer bei der Zahlung „cuente con el registro“ (über die Registrierung verfügt). Solange es kein veröffentlichtes Kriterium gibt, bewahren Sie die Eingangsbestätigung des Verlängerungsantrags zusammen mit Ihrer Abfrage auf.
Geprüft wird bei jeder Zahlung, nicht beim Vertrag
Das ist in der Praxis der teuerste Fehler. Der Registereintrag zeigt den heutigen Stand: Die STPS kann eine Registrierung jederzeit aufheben, zum Beispiel wegen Schulden aus bestandskräftigen Festsetzungen (créditos firmes) gegenüber dem SAT (der mexikanischen Steuerbehörde), dem IMSS oder dem Infonavit. Wer einmal im Jahr prüft, lässt Zahlungen über Monate ungeprüft. Praktisch heißt das: in jedem Zahlungszyklus einen datierten Nachweis der Abfrage aufbewahren, zusammen mit den übrigen Unterlagen für den Steuerabzug.