REPSE-Kontrollen der STPS: wie sie ablaufen, was verlangt wird und wie Sie reagieren
Im September 2025 hat das mexikanische Arbeitsministerium (Secretaría del Trabajo y Previsión Social, STPS) sein Inspektionsprotokoll zur Subunternehmertätigkeit (Protocolo de Inspección en Materia de Subcontratación) herausgegeben: das interne Handbuch, nach dem seine Inspektoren den REPSE überwachen. Die Besuche betreffen den Dienstleister und den Auftraggeber, finden derzeit überwiegend ohne Vorankündigung statt, und die Liste der angeforderten Unterlagen wird zu Beginn des Termins übergeben. Dieser Leitfaden fasst zusammen, was das Protokoll den Inspektoren zu prüfen vorgibt.
Die drei Wege, auf denen die Behörde kommt
| Aufsichtsmaßnahme | Wen sie betrifft | Vorankündigung |
|---|---|---|
| REPSE-Überprüfungsbesuch (visita de constatación) | Wer die Registrierung beantragt oder sie bereits besitzt; der Besuch kann kommen, bevor die Registrierung erteilt ist | Das Protokoll regelt es nicht |
| Inspektion zur Subunternehmertätigkeit | Dienstleister und Auftraggeber (empresas beneficiarias) | Derzeit als außerordentliche Inspektionen angesetzt: ohne Vorankündigung |
| Ordentliche Inspektion mit Querschnittsansatz | Jeder Arbeitsplatz: Die Indikatoren zur Subunternehmertätigkeit werden bei jeder ordentlichen Arbeitsinspektion geprüft | Ordentlich: Vorladung 24 Stunden vorher; außerordentlich: ohne Vorankündigung |
Die 24-Stunden-Vorladung bei ordentlichen Inspektionen ist in der Praxis die einzige Vorwarnung, die ein Unternehmen überhaupt erhalten kann, und ein Tag reicht nicht, um Compliance-Unterlagen von Grund auf zusammenzustellen. Die Methode des Protokolls ist bei allen drei dieselbe: Unterlagen, Befragungen der Arbeitnehmer und ein Rundgang durch den Arbeitsplatz.
Warum ein Unternehmen kontrolliert wird und ein anderes nicht
Inspektionen werden nicht ausgelost: Die Generaldirektion für die Bundesarbeitsinspektion (Dirección General de Inspección Federal del Trabajo) nutzt Informationen von IMSS, SAT und Infonavit als Risikofaktoren, um sie zu planen. Auslöser eines Besuchs ist die Abweichung zwischen den Angaben gegenüber den einzelnen Behörden: was im REPSE eingetragen ist, verglichen mit den Meldungen in ICSOE, SISUB und gegenüber dem SAT. Ein Unternehmen, dessen Angaben gegenüber allen vier Behörden dieselbe Geschichte erzählen, hat schon deshalb weniger Anlass, im Programm aufzutauchen. Die STPS kann außerdem jederzeit Informationen anfordern, ohne einen Besuch einzuleiten: beim Dienstleister, bei jeder Behörde oder unmittelbar beim Auftraggeber.
Was an der Tür verlangt wird
Der Termin beginnt mit einer beigefügten Informationsliste (listado anexo de información). Die Unterlagen, die sich in den Inspektionslisten für beide Parteien wiederholen: Gründungsurkunde (Acta Constitutiva), steuerliche Statusbescheinigung (Constancia de Situación Fiscal), IMSS-Arbeitgeberkarte (tarjeta patronal) und Adressnachweis (der Überprüfungsbesuch ist die Ausnahme: Seine Liste verlangt keine Arbeitgeberkarte). Vom Dienstleister werden zusätzlich verlangt: die gültige REPSE-Registrierungsmitteilung (Aviso de Registro), der Vertrag mit jedem Auftraggeber, die letzten drei Eingangsbestätigungen für ICSOE und für SISUB, die SUA-Beitragsaufstellung (cédula SUA) des Monats, die Lohnabrechnungen eines Monats, die Einzelarbeitsverträge und die Schulungsnachweise. Vom Auftraggeber: die Liste seiner Dienstleister, sämtliche ihm zur Verfügung gestellten Arbeitnehmer und der Nachweis, dass sie beim IMSS angemeldet sind.
- Die REPSE-Mitteilung wird durch Scannen ihres QR-Codes geprüft oder durch Abfrage im öffentlichen Register. Ein gefälschtes PDF übersteht die Tür nicht; den QR-Code der eigenen Mitteilung (und der Mitteilung jedes Dienstleisters) zu scannen, bevor ein Inspektor es tut, ist die günstigste Prüfung, die es gibt.
- Ein nicht vorgelegtes Dokument bleibt nicht unbemerkt. Wer den Besuch betreut, muss unter Wahrheitsversicherung (bajo protesta de decir verdad) angeben, warum es nicht beigefügt wird. Das Fehlen wird im Protokoll festgehalten: Es ist ein Beweismittel, keine offene Aufgabe.
- Elektronische Übermittlung während des Besuchs ist zulässig. Unterlagen, die sich nicht physisch am Arbeitsplatz befinden, können vor Ort elektronisch übermittelt werden. Mit einer geordneten digitalen Akte können Sie dank dieser Regel in wenigen Minuten übermitteln, was verlangt wird.
Der Ablauf an der Tür, Schritt für Schritt
- Lassen Sie sich den Dienstausweis zeigen. Als Erstes schreibt das Protokoll dem Inspektor vor, einen gültigen Dienstausweis mit Lichtbild vorzuzeigen, ausgestellt von der zuständigen Behörde. Ihn zu sehen ist Ihr Recht und Ihre erste Prüfung.
- Sie erhalten drei Dokumente, nicht eines. Bei einer Inspektion erhalten Sie die Inspektionsanordnung, den Leitfaden zu Rechten und Pflichten und die beigefügte Informationsliste. Bei einem Überprüfungsbesuch das Überprüfungsschreiben (oficio de constatación); dieser endet mit der Niederschrift ohne Anlagen (minuta sin anexos), während die Inspektion mit dem Inspektionsprotokoll (acta) endet.
- Das Protokoll hält schon die Situation an der Tür fest. Der Inspektor vermerkt, ob der Arbeitsplatz aufgefunden und ob der Zutritt gewährt wurde, und fotografiert die Räumlichkeiten; eine Weigerung, den Besuch zu empfangen, wird festgehalten.
- Verweigern wird sehr teuer. Das Bundesarbeitsgesetz (Ley Federal del Trabajo, LFT, Art. 1004-A) sagt es unmissverständlich: Der Arbeitgeber, der die Inspektion nicht zulässt, wird aufgefordert, alle angeforderten Informationen vorzulegen, mit dem Hinweis, dass andernfalls vermutet wird, dass er nicht über sie verfügt, zusätzlich zu einem Bußgeld von 250 bis 5.000 UMA. Diese Vermutung ist das stärkste Argument für dauerhaft geführte Unterlagen: Wenn die Akte existiert und übergeben wird, wird nichts zu Ihren Lasten vermutet.
Die Befragungen der Arbeitnehmer
Bei Überprüfungsbesuchen und Inspektionen zur Subunternehmertätigkeit legt das Protokoll die Stichprobe fest: Bei 1 bis 50 Arbeitnehmern werden 100 % befragt, bei 51 bis 100 50 %, bei mehr als 100 40 %. Bei ordentlichen Arbeitsinspektionen mit Querschnittsansatz legt das Protokoll keinen Prozentsatz fest und verlangt „la mayor cantidad de entrevistas posibles“ (so viele Befragungen wie möglich), wenn Verstöße festgestellt werden. Minderjährige werden immer befragt, unabhängig von der Stichprobe. Bei REPSE-Überprüfungsbesuchen (nur dort: Für Inspektionen zur Subunternehmertätigkeit sieht das Protokoll diesen Mechanismus nicht vor) wird die Niederschrift teilweise geschlossen, wenn ein Arbeitnehmer nicht am selben Tag befragt werden kann, und er muss am folgenden Arbeitstag vorgestellt werden; nur in diesem Fall sind Befragungen aus der Ferne zulässig (Teams, Zoom, FaceTime, WhatsApp), wobei die Identität durch einen amtlichen Ausweis vor der Kamera oder durch Angabe der CURP (mexikanische persönliche Registernummer) nachgewiesen wird.
Der Fragebogen sucht nach Widersprüchen zwischen Papier und Wirklichkeit: wer den Arbeitnehmer bezahlt, verglichen damit, wer ihm Weisungen erteilt (Weisungen vom Auftraggeber sind das klassische Indiz für verdeckte Personalüberlassung), wie viele Lohnabrechnungen er pro Abrechnungszeitraum erhält (mehr als eine deutet auf ein Modell aufgeteilter Zahlungen hin), ob er Verträge mit verschiedenen Firmen unterschreiben musste (Arbeitgeberwechsel), ob er geschult wurde und von wem, und ob ihm in den letzten drei Jahren eine Gewinnbeteiligung ausgezahlt wurde.
Die fünf Arten von Verstößen, nach denen der Inspektor sucht
| Kategorie | Was gemeint ist |
|---|---|
| Unregelmäßigkeiten in den Unterlagen | Widersprüche in den beim REPSE eingereichten Informationen oder Unterlagen. |
| Verbotene Personalüberlassung | Leistungen, die in den Unternehmensgegenstand oder die Haupttätigkeit des Auftraggebers fallen. Das ist das Verhalten, das Artikel 12 LFT verbietet und das das strafrechtliche Szenario von Artikel 108 des Bundessteuergesetzbuchs (Código Fiscal de la Federación, CFF) auslöst. |
| Irreguläre Subunternehmertätigkeit | Tatsächlich spezialisierte Leistungen, aber ohne REPSE-Registrierung oder ohne die übrigen Voraussetzungen erbracht. |
| Vorgetäuschte Subunternehmertätigkeit | Perfekte Papiere, andere Wirklichkeit: Die Arbeitnehmer üben tatsächlich die Haupttätigkeit des Auftraggebers aus, «aún y cuando de manera documental no se advertía dicha situación» (auch wenn dies aus den Unterlagen nicht hervorging). |
| Verstöße gegen die allgemeinen Arbeitsbedingungen | Des zur Verfügung gestellten Personals: Zugang zur Sozialversicherung, Beiträge, Lohnzahlung. In diese Kategorie gehören die IMSS-Anmeldungen, das SUA und die Lohnabrechnungen, die der Inspektor pro Person zählt. |
Die vorgetäuschte Subunternehmertätigkeit ist der Grund für Rundgänge und Befragungen: Unterlagen allein schließen eine Simulation nie aus, und die Haupttätigkeit wird am Arbeitsplatz beurteilt, nicht nur anhand der Gründungsurkunde.
Was folgt, wenn etwas gefunden wird
Ein Befund bei einer Inspektion eröffnet ein Verwaltungssanktionsverfahren (die Bußgelder von 2.000 bis 50.000 UMA stehen im Leitfaden zu Bußgeldern). Ein Befund bei einem Überprüfungsbesuch eröffnet das Verfahren zur Aufhebung der REPSE-Registrierung, das entweder mit der Einstellung oder mit der sofortigen Streichung aus dem Register endet. Beide Verfahren können parallel laufen: Die Antwort auf das eine beendet das andere nicht. Vor der Aufhebung gewährt die STPS eine Frist zur Einreichung ergänzender Informationen (información complementaria): fünf Arbeitstage (REPSE-Acuerdo, Artikel 15, letzter Absatz), in denen bereits vorhandene Unterlagen den Unterschied machen, ob Sie sich mit Dokumenten verteidigen oder mit Versprechen.
Was das in der Praxis bedeutet
Das gesamte Protokoll führt zur selben praktischen Schlussfolgerung: Die Compliance-Unterlagen müssen vor dem Besuch existieren. Ohne Vorankündigung bleibt keine Zeit, sie zusammenzustellen; da die Liste an der Tür übergeben wird, wird jeder leere Abschnitt unter Wahrheitsversicherung festgehalten; und da die elektronische Übermittlung zulässig ist, kann ein Unternehmen, das seine Unterlagen aktuell hält, dem Inspektor noch während des Termins die Dokumente übergeben, die seine Regelkonformität belegen. Nichts davon garantiert das Ergebnis der Inspektion; es verhindert, dass das Fehlen eines Dokuments vermutet wird.