REPSE-Unterlagen: Nachweise für Steuerabzug und IVA-Anrechnung
Um die Zahlung für spezialisierte Dienstleistungen in Mexiko steuerlich abzuziehen, genügt die Rechnung nicht. Artikel 27 Abschnitt V des Einkommensteuergesetzes (Ley del Impuesto sobre la Renta, LISR) verpflichtet den Auftraggeber, bei der Zahlung die REPSE-Registrierung des Dienstleisters zu prüfen und von ihm bestimmte Unterlagen zu beschaffen. Für die Anrechnung der mexikanischen Umsatzsteuer (IVA) verlangt das Umsatzsteuergesetz (Ley del Impuesto al Valor Agregado, LIVA, Artikel 5o. Abschnitt II) zusätzlich eine Kopie der IVA-Erklärung des Dienstleisters und der Bestätigung über deren Zahlung. Ohne diese Unterlagen sind der Abzug und die IVA-Anrechnung bei jeder Steuerprüfung angreifbar.
Die Liste stammt aus dem Gesetz, nicht aus einer Best Practice
Der letzte Absatz von Abschnitt V des Artikels 27 des LISR (auf Spanisch) legt fest, was der Auftraggeber prüfen muss und welche Kopien er vom Auftragnehmer beschaffen muss. Als Nachweisakte:
| # | Was belegt wird | Unterlage |
|---|---|---|
| 1 | Der Dienstleister hat zum Zeitpunkt der Zahlung eine REPSE-Registrierung | Das Gesetz verlangt, sie zu prüfen, nicht eine Kopie abzulegen. Der praktische Nachweis dieser Prüfung ist die Registerabfrage mit dem Datum der Zahlung, zusammen mit der Registrierungsmitteilung (Aviso de Registro), die der Dienstleister übergeben hat |
| 2 | Die Löhne der Beschäftigten, die die Leistung erbracht haben, wurden gezahlt | Elektronische Lohnbelege (CFDI de nómina) dieser Beschäftigten, nicht der gesamten Belegschaft |
| 3 | Die auf diese Löhne einbehaltene Einkommensteuer wurde abgeführt | Von einer Bank ausgestellter Zahlungsbeleg zur Abführungserklärung (declaración de entero) |
| 4 | Die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung (IMSS) wurden gezahlt | Zahlungsnachweis (SIPARE, das Zahlungssystem des IMSS) |
| 5 | Die Beiträge zum Wohnungsbaufonds (Infonavit) wurden gezahlt | Zahlungsnachweis |
Die Feinheit, die fast alle übersehen: Das Gesetz verlangt die CFDI "de los trabajadores con los que le hayan proporcionado el servicio" (der Beschäftigten, mit denen die Leistung gegenüber dem Auftraggeber erbracht wurde). Der Auftraggeber hat Anspruch auf die Belege der Beschäftigten, die seinem Auftrag zugeordnet sind, und nur auf diese. Die gesamte Lohnliste zu verlangen geht zu weit; gar keine Belege zu akzeptieren ist zu wenig. Die richtige Akte folgt der Liste der zugeordneten Beschäftigten.
Die IVA hat ihr eigenes Paar von Unterlagen
Der Abzug bei der mexikanischen Ertragsteuer (ISR) und die IVA-Anrechnung werden durch getrennte Akten abgesichert, und die Akte nach dem LISR deckt die IVA nicht ab. Für die Anrechnung der IVA verpflichtet Artikel 5o. Abschnitt II des LIVA (auf Spanisch) den Auftraggeber, vom Dienstleister eine Kopie der IVA-Erklärung und der Eingangsbestätigung über deren Zahlung zu beschaffen, und zwar für den Zeitraum, in dem der Auftraggeber die Leistung bezahlt hat. Der Dienstleister muss sie spätestens am letzten Tag des Monats übergeben, der auf die Zahlung folgt. Beschafft der Auftraggeber sie nicht innerhalb dieser Frist, verpflichtet ihn derselbe Abschnitt, eine ergänzende Erklärung (declaración complementaria) einzureichen und die angerechneten Beträge zu mindern.
Warum materialidad und nicht nur Papiere
Im mexikanischen Steuerrecht bezeichnet materialidad die Nachweise über die tatsächliche Leistungserbringung. Artikel 15-D des Bundessteuergesetzbuchs (Código Fiscal de la Federación, CFF; auf Spanisch) versagt der Personalüberlassung die steuerliche Wirkung, auch wenn sie als spezialisierte Dienstleistung ausgegeben wird, und Scheingestaltungen können strafrechtliche Folgen haben (CFF Artikel 108). Bei einer Prüfung fragt die Steuerverwaltung (SAT) nicht nur nach den fünf Unterlagen, sondern danach, ob die Leistung stattgefunden hat. Technische und betriebliche Nachweise der Leistung (Arbeitsergebnisse, Berichte, Protokolle, Zutritts- und Zugriffsnachweise, Abstimmungs-E-Mails) beantworten diese Frage. Die Nachweisakte belegt, dass gezahlt wurde, was das Gesetz verlangt; die betrieblichen Nachweise belegen, dass die Leistung real war.
Drei verschiedene Uhren
Die Akte entsteht im Takt der Zahlungen, nicht einmal im Jahr. Sie im April des Folgejahres zu rekonstruieren, wenn der Dienstleister das Personal schon gewechselt hat oder nicht mehr antwortet, ist die Geschichte fast jedes verlorenen Abzugs. Aber «jeden Monat» vermischt drei Dinge, die man auseinanderhalten sollte:
| Was | Wann | Woher es kommt |
|---|---|---|
| Die REPSE-Registrierung des Dienstleisters prüfen | Bei jeder Zahlung der Vergütung für die Leistung | Das Gesetz: LISR Art. 27 Abschnitt V und LIVA Art. 5o. Abschnitt II («cuando se efectúe el pago», bei der Zahlung) |
| Die IVA-Erklärung des Dienstleisters und die Bestätigung über deren Zahlung beschaffen | Die des Zeitraums, in dem Sie gezahlt haben; der Dienstleister muss sie spätestens am letzten Tag des auf diese Zahlung folgenden Monats übergeben | Das Gesetz: LIVA Art. 5o. Abschnitt II |
| Die Unterlagen 2 bis 5 der Tabelle zusammentragen (Lohnbelege, Einbehalte, IMSS, Infonavit) | Das Gesetz setzt keinen Termin für ihre Beschaffung; es verlangt aber, sie für den Abzug vorliegen zu haben | Eine Routine zur Beschaffung der Unterlagen, keine gesetzliche Frist |
Ein Beispiel zur IVA: Für eine im März erbrachte Leistung, die Sie am 12. Mai bezahlen, brauchen Sie die IVA-Erklärung und die Zahlungsbestätigung des Dienstleisters für Mai, und der Dienstleister hat bis zum 30. Juni Zeit, sie zu übergeben. Maßgeblich ist der Monat der Zahlung, nicht der Monat der Leistung oder der Rechnung.
Die Routine, die wir empfehlen und die RepseShield mit jedem Dienstleister verfolgt, fasst die drei Uhren in einem monatlichen Zyklus zusammen:
- Vor der Zahlung: Registerabfrage mit datiertem Nachweis. Wie das geht, steht im Leitfaden zur Prüfung.
- Mit der Zahlung: Anforderung der Unterlagen 2 bis 5 für den Leistungszeitraum beim Dienstleister und, wo zutreffend, des IVA-Paars für den Monat der Zahlung.
- Zum Ende des Folgemonats: vollständige Akte für den Zeitraum oder eine ausdrückliche, schriftlich angemahnte Liste der fehlenden Unterlagen. Dieses Datum ist unser Ziel für die Beschaffung; nur beim IVA-Paar fällt es mit der gesetzlichen Frist zusammen.
Für Dienstleister: Die Akte ist Ihr Verkaufsargument
Ein Dienstleister, der die vollständige Akte unaufgefordert liefert, nimmt seinem Auftraggeber den einzigen steuerlichen Grund, an der Geschäftsbeziehung zu zweifeln. Wer das systematisch tut, verlängert Verträge mit weniger Reibung; wer spät liefert, bringt seinen Auftraggeber dazu, nach Alternativen zu suchen. Die ICSOE und die SISUB vervollständigen dasselbe Bild gegenüber IMSS und Infonavit.