Materialidad REPSE: los documentos que salvan la deducción
Para deducir un pago de servicios especializados no basta la factura. El artículo 27, fracción V de la LISR obliga al cliente a verificar el registro REPSE del proveedor al efectuar el pago y a obtener de él documentos concretos; para el IVA acreditable, la LIVA (artículo 5o., fracción II) exige además copia de la declaración de IVA del proveedor y del acuse de su pago. Sin esos expedientes, la deducción y el IVA acreditable quedan expuestos en cualquier revisión.
La lista viene de la ley, no de una mejor práctica
El último párrafo de la fracción V del artículo 27 de la LISR dice qué debe verificar el contratante y qué copias debe obtener del contratista. Traducido a expediente:
| # | Qué se prueba | Documento |
|---|---|---|
| 1 | El proveedor cuenta con registro REPSE cuando se efectúa el pago | La ley pide verificarlo, no archivar una copia. La prueba práctica de esa verificación es la consulta al padrón con la fecha del pago, junto con el Aviso de Registro que entregó el proveedor |
| 2 | Los salarios de los trabajadores que prestaron el servicio se pagaron | CFDI de nómina de esos trabajadores, no de toda la plantilla |
| 3 | Las retenciones de ISR de esos salarios se enteraron | Recibo de pago expedido por institución bancaria de la declaración de entero |
| 4 | Las cuotas obrero-patronales del IMSS se pagaron | Comprobante de pago (SIPARE) |
| 5 | Las aportaciones al Infonavit se pagaron | Comprobante de pago |
El matiz que casi todos pasan por alto: la ley pide los CFDI "de los trabajadores con los que le hayan proporcionado el servicio". El cliente tiene derecho a los recibos de los trabajadores asignados a su servicio, y solo a esos. Pedir la nómina completa es excederse; aceptar cero recibos es quedarse corto. El expediente correcto sigue a la lista de trabajadores asignados.
El IVA tiene su propio par de documentos
La deducción del ISR y el acreditamiento del IVA se protegen con expedientes distintos, y el de la LISR no cubre al otro. Para acreditar el IVA, el artículo 5o., fracción II de la LIVA obliga al contratante a obtener del proveedor copia de la declaración del IVA y del acuse de recibo de su pago, correspondientes al periodo en que pagó el servicio. El proveedor debe entregarlas a más tardar el último día del mes siguiente al pago; si el contratante no las recaba en ese plazo, la propia fracción lo obliga a presentar declaración complementaria y disminuir lo que hubiera acreditado.
Por qué "materialidad" y no solo papeles
El artículo 15-D del CFF niega efectos fiscales a la subcontratación de personal, aunque venga vestida de servicios especializados; y los esquemas simulados escalan a lo penal (CFF artículo 108). En una revisión, el SAT no pregunta únicamente por los cinco documentos: pregunta si el servicio ocurrió. Evidencia técnica y operativa del servicio (entregables, reportes, bitácoras, accesos, correos de coordinación) es lo que responde esa pregunta. El expediente documental prueba que se pagó lo que la ley exige; la evidencia operativa prueba que el servicio fue real.
Tres relojes distintos
El expediente se arma al ritmo de los pagos, no una vez al año. Reconstruirlo en abril del año siguiente, cuando el proveedor ya rotó personal o dejó de contestar, es la historia de casi toda deducción perdida. Pero «cada mes» mezcla tres cosas que conviene no confundir:
| Qué | Cuándo | De dónde sale |
|---|---|---|
| Verificar el registro REPSE del proveedor | En cada pago de la contraprestación | La ley: LISR art. 27, fracc. V y LIVA art. 5o., fracc. II («cuando se efectúe el pago») |
| Recabar la declaración de IVA del proveedor y el acuse de su pago | Los del periodo en que tú pagaste; el proveedor debe entregarlos a más tardar el último día del mes siguiente a ese pago | La ley: LIVA art. 5o., fracc. II |
| Reunir los documentos 2 a 5 de la tabla (nómina, retenciones, IMSS, Infonavit) | La ley no fija una fecha para obtenerlos; sí exige tenerlos para deducir | Rutina de cobranza documental, no un plazo legal |
Un ejemplo con el IVA: un servicio de marzo que pagas el 12 de mayo pide la declaración y el acuse de mayo, y el proveedor tiene hasta el 30 de junio para entregarlos. El mes que manda es el del pago, no el del servicio ni el de la factura.
La rutina que recomendamos, y que RepseShield sigue con cada proveedor, junta los tres relojes en un ciclo mensual:
- Antes de pagar: consulta del padrón con evidencia fechada. Cómo hacerla, en la guía de verificación.
- Con el pago: solicitud al proveedor de los documentos 2 a 5 del periodo del servicio y, cuando corresponda, del par de IVA del mes del pago. Qué revisar en cada uno al recibirlo, en la guía para validar los documentos de un proveedor.
- Al cierre del mes siguiente: expediente del periodo completo o lista explícita de faltantes reclamados por escrito. Esta fecha es nuestra meta de cobranza; solo para el par de IVA coincide con el plazo de la ley.
Para prestadores: el expediente es tu argumento de venta
Un proveedor que entrega el expediente completo sin que se lo pidan le quita a su cliente el único motivo fiscal para dudar de la relación. Los que lo hacen sistemáticamente renuevan contratos con menos fricción; los que lo entregan tarde entrenan a su cliente a buscar alternativas. La ICSOE y el SISUB completan el mismo cuadro frente a IMSS e Infonavit.