Dossier REPSE : justificatifs de déductibilité et de crédit de TVA
Pour déduire un paiement de services spécialisés au Mexique, la facture ne suffit pas. L'article 27, section V, de la loi relative à l'impôt sur le revenu (Ley del Impuesto sobre la Renta, LISR) oblige le client à vérifier l'enregistrement REPSE du prestataire au moment du paiement et à obtenir de lui des documents précis. Pour le crédit de TVA mexicaine (IVA), la loi relative à la TVA (Ley del Impuesto al Valor Agregado, LIVA, article 5o., section II) exige en outre une copie de la déclaration d'IVA du prestataire et de l'accusé de réception de son paiement. Sans ces dossiers, la déduction et le crédit d'IVA sont exposés lors de tout contrôle.
La liste vient de la loi, pas d'une bonne pratique
Le dernier alinéa de la section V de l'article 27 de la LISR (en espagnol) indique ce que le donneur d'ordre doit vérifier et quelles copies il doit obtenir du sous-traitant. Traduit en dossier :
| N° | Ce qui est prouvé | Document |
|---|---|---|
| 1 | Le prestataire dispose d'un enregistrement REPSE au moment du paiement | La loi demande de le vérifier, pas d'en archiver une copie. La preuve pratique de cette vérification est la consultation du registre à la date du paiement, accompagnée de l'avis d'enregistrement (Aviso de Registro) remis par le prestataire |
| 2 | Les salaires des salariés qui ont exécuté la prestation ont été payés | Bulletins de paie électroniques (CFDI de nómina) de ces salariés, pas de tout l'effectif |
| 3 | Les retenues d'impôt sur le revenu sur ces salaires ont été reversées | Reçu de paiement délivré par une banque pour la déclaration de reversement (declaración de entero) |
| 4 | Les cotisations patronales et salariales à l'IMSS ont été payées | Justificatif de paiement (SIPARE, le système de paiement de l'IMSS) |
| 5 | Les cotisations au fonds de logement (Infonavit) ont été payées | Justificatif de paiement |
La nuance que presque tout le monde néglige : la loi demande les CFDI "de los trabajadores con los que le hayan proporcionado el servicio" (des salariés avec lesquels la prestation a été fournie au client). Le client a droit aux bulletins des salariés affectés à sa prestation, et seulement à ceux-là. Exiger toute la paie, c'est aller trop loin ; accepter zéro bulletin, c'est rester en deçà. Le bon dossier suit la liste des salariés affectés.
L'IVA a sa propre paire de documents
La déduction pour l'impôt mexicain sur le revenu (ISR) et le crédit d'IVA reposent sur des dossiers distincts, et celui de la LISR ne couvre pas l'autre. Pour obtenir le crédit d'IVA, l'article 5o., section II, de la LIVA (en espagnol) oblige le donneur d'ordre à obtenir du prestataire une copie de la déclaration d'IVA et de l'accusé de réception de son paiement, correspondant à la période au cours de laquelle il a payé la prestation. Le prestataire doit les remettre au plus tard le dernier jour du mois qui suit le paiement. Si le donneur d'ordre ne les obtient pas dans ce délai, la même section l'oblige à déposer une déclaration complémentaire (declaración complementaria) réduisant les montants qu'il avait portés en crédit.
Pourquoi la materialidad, et pas seulement des papiers
En droit fiscal mexicain, la materialidad désigne les preuves de la réalisation effective des prestations. L'article 15-D du code fiscal fédéral (Código Fiscal de la Federación, CFF ; en espagnol) prive d'effets fiscaux la sous-traitance de personnel, même lorsqu'elle est présentée comme des services spécialisés, et les montages simulés peuvent relever du pénal (CFF, article 108). Lors d'un contrôle, l'administration fiscale (SAT) ne demande pas seulement les cinq documents : elle demande si la prestation a eu lieu. Ce sont les preuves techniques et opérationnelles de la prestation (livrables, rapports, journaux de bord, accès, courriels de coordination) qui répondent à cette question. Le dossier documentaire prouve que ce que la loi exige a été payé ; les preuves opérationnelles prouvent que la prestation était réelle.
Trois horloges distinctes
Le dossier se constitue au rythme des paiements, pas une fois par an. Le reconstituer en avril de l'année suivante, quand le prestataire a déjà renouvelé son personnel ou ne répond plus, c'est l'histoire de presque toutes les déductions perdues. Mais « chaque mois » mélange trois choses qu'il vaut mieux ne pas confondre :
| Quoi | Quand | D'où cela vient |
|---|---|---|
| Vérifier l'enregistrement REPSE du prestataire | À chaque paiement de la rémunération de la prestation | La loi : LISR, art. 27, section V, et LIVA, art. 5o., section II (« cuando se efectúe el pago », au moment du paiement) |
| Obtenir la déclaration d'IVA du prestataire et l'accusé de réception de son paiement | Ceux de la période au cours de laquelle vous avez payé ; le prestataire doit les remettre au plus tard le dernier jour du mois qui suit ce paiement | La loi : LIVA, art. 5o., section II |
| Réunir les documents 2 à 5 du tableau (paie, retenues, IMSS, Infonavit) | La loi ne fixe pas de date pour les obtenir ; elle exige en revanche de les détenir pour déduire | Une routine de collecte documentaire, pas un délai légal |
Un exemple pour l'IVA : une prestation réalisée en mars que vous payez le 12 mai appelle la déclaration et l'accusé de réception du mois de mai, et le prestataire a jusqu'au 30 juin pour les remettre. Le mois qui compte est celui du paiement, pas celui de la prestation ni celui de la facture.
La routine que nous recommandons, et que RepseShield suit avec chaque prestataire, réunit les trois horloges dans un cycle mensuel :
- Avant de payer : consultation du registre avec une preuve datée. La marche à suivre figure dans le guide de vérification.
- Avec le paiement : demande au prestataire des documents 2 à 5 de la période de prestation et, le cas échéant, de la paire d'IVA du mois du paiement.
- À la clôture du mois suivant : dossier complet pour la période, ou liste explicite des pièces manquantes réclamées par écrit. Cette date est notre objectif de collecte ; elle ne coïncide avec le délai légal que pour la paire d'IVA.
Pour les prestataires : le dossier est votre argument de vente
Un prestataire qui remet le dossier complet sans qu'on le lui demande retire à son client la seule raison fiscale de douter de la relation. Ceux qui le font systématiquement renouvellent leurs contrats avec moins de frictions ; ceux qui le remettent en retard habituent leur client à chercher des alternatives. L'ICSOE et le SISUB complètent le même tableau auprès de l'IMSS et de l'Infonavit.