ICSOE et SISUB : calendrier et échéances de déclaration 2026

Le prestataire de services spécialisés dépose deux déclarations informatives tous les quatre mois : l'ICSOE auprès de l'Institut mexicain de sécurité sociale (IMSS) et le SISUB auprès du fonds de logement des travailleurs (Infonavit). La loi leur fixe le même jour : au plus tard le 17 janvier, le 17 mai et le 17 septembre, pour la période de quatre mois qui vient de s'achever. Lorsque ce jour tombe un week-end ou un jour non ouvrable, l'IMSS reporte l'échéance de l'ICSOE au jour ouvrable suivant ; pour le SISUB, aucune règle n'est écrite.

Le calendrier

Les trois colonnes de dates disent des choses différentes :

• Le jour fixé par la loi. « Cuatrimestralmente a más tardar el día 17 de los meses de enero, mayo y septiembre » (tous les quatre mois, au plus tard le 17 janvier, mai et septembre ; loi sur la sécurité sociale, art. 15 A ; loi de l'Infonavit, art. 29 Bis). Il est le même pour les deux déclarations.
• ICSOE : le report est prévu par écrit. Les lignes directrices de l'IMSS relatives à l'ICSOE (point 5.5) prévoient que, lorsque le dernier jour du délai de dépôt est un samedi, un dimanche ou un jour non ouvrable, le délai est reporté au jour ouvrable suivant. C'est pourquoi l'ICSOE de janvier 2026 pouvait être déposée jusqu'au lundi 19 janvier.
• SISUB : la règle n'est écrite nulle part. Le guide de l'Infonavit pour le SISUB ne dit pas ce qui se passe lorsque le 17 est un jour non ouvrable. Tant qu'il ne le précise pas, nous recommandons de déposer le jour ouvrable précédent. C'est un conseil de prudence, pas une date légale : un dépôt le lundi suivant peut s'avérer valable, mais aucun texte ne le garantit.

Rien de tout cela n'oblige à attendre le dernier jour. Déposer avant le 17 ne coûte rien et évite de dépendre d'un report.

Ce que demande l'ICSOE (IMSS)

Le fondement est l'article 15 A de la loi sur la sécurité sociale (Ley del Seguro Social, LSS ; en espagnol). Pour chaque contrat de la période de quatre mois :

• Sur les parties : nom ou dénomination sociale, identifiant fiscal mexicain (RFC), adresse, courriel et téléphone de contact.
• Sur le contrat : objet, durée, et la liste des salariés qui ont exécuté la prestation, avec nom, CURP (clé d'identification de la population), numéro de sécurité sociale et salaire de base de cotisation (salario base de cotización), ainsi que le nom et le RFC du bénéficiaire des services pour chaque contrat.
• Une copie simple de l'enregistrement REPSE délivré par la STPS (le ministère du Travail).

Ce que demande le SISUB (Infonavit)

Le fondement est l'article 29 Bis de la loi de l'Infonavit (Ley del Infonavit ; en espagnol) : données générales, contrats de services, montants des cotisations logement et des remboursements de prêts (aportaciones y amortizaciones), informations sur les salariés, détermination du salaire de base de cotisation logement (salario base de aportación) et copie simple de l'enregistrement REPSE. L'Infonavit publie le détail opérationnel (formats et téléversement) sur son Portal Empresarial (portail employeurs).

Trois erreurs fréquentes

• Déposer l'une et pas l'autre. Ce sont deux obligations envers deux instituts différents, avec la même échéance. Déposer l'ICSOE ne dispense pas du SISUB, et inversement.
• Déclarer tout l'effectif dans l'ICSOE. L'ICSOE demande les salariés qui ont exécuté la prestation au titre de chaque contrat, pas toute la paie. Le SISUB diffère par le format, pas par le périmètre : son fichier des salariés suit les modèles du Portal Empresarial de l'Infonavit et reprend, par période de deux mois (bimestre), les salariés rattachés aux contrats déclarés, avec les rémunérations et cotisations telles que déclarées dans le SUA ou le SIPARE, les systèmes de l'IMSS pour le calcul et le paiement des cotisations (source : guide d'utilisation du SISUB, Infonavit, version de juillet 2024).
• Croire qu'en l'absence de nouveaux contrats il n'y a rien à faire. La déclaration se dépose quand même. L'ICSOE admet le type « Sin Información » (sans information) lorsqu'aucun contrat n'a été conclu pendant la période, et les modifications de contrats déjà déclarés se communiquent par une déclaration complémentaire de mise à jour (complementaria de actualización). Pour le SISUB, l'Infonavit distingue la déclaration à données continues (datos continuos : des contrats d'une période antérieure restent en vigueur et des salariés sont à la disposition d'un tiers, on téléverse donc les trois fichiers) de la déclaration sans activité (sin actividad : aucun contrat en vigueur et aucun salarié à la disposition d'un tiers, on ne téléverse que l'enregistrement REPSE et l'acte constitutif (escritura constitutiva) ou l'attestation de situation fiscale (Constancia de Situación Fiscal)).

Ce qui revient au client

Ces déclarations sont déposées par le prestataire, mais un manquement rejaillit sur le client : les instituts informent la STPS, l'enregistrement REPSE peut être annulé lorsque le prestataire n'est plus à jour de ses obligations, et sans enregistrement le client perd la déduction. Si vous faites appel à des services spécialisés, vérifiez tous les quatre mois que votre prestataire a bien déposé. Le guide de vérification explique comment contrôler l'enregistrement ; les accusés de réception (acuses) de l'ICSOE et du SISUB se demandent directement au prestataire.