Cómo validar los documentos de un proveedor REPSE
Recibir los documentos no es validarlos. Cada uno se revisa contra su fuente oficial y contra tres datos que ya tienes: el RFC del proveedor, el periodo que pagaste y el servicio de tu contrato. Esta guía recorre los cinco documentos en el mismo orden: qué es, dónde se valida, qué comparar y cuál es la señal de alerta.
Cada cuánto: la ley pide verificar el registro del proveedor al efectuar cada pago (LISR art. 27-V). La verificación es de cada pago, no del contrato, y los documentos de abajo son los de cada periodo pagado.
1. El Aviso de Registro REPSE
Qué es. La constancia que la STPS emite al prestador cuando lo inscribe. El registro se renueva cada tres años y la STPS puede cancelarlo en cualquier tiempo (LFT art. 15).
Dónde se valida. En el Padrón REPSE público de la STPS (repse.stps.gob.mx) o con nuestra herramienta de verificación, que consulta el mismo padrón y deja la fecha de la consulta. El paso a paso está en la guía de verificación.
Qué comparar.
- RFC y razón social: los mismos que emiten tus facturas.
- Folio: el registro tiene un folio y cada actividad especializada tiene el suyo (Acuerdo REPSE, artículo décimo segundo).
- Vigencia: la fecha de fin debe ser posterior a la fecha de tu pago.
- Actividad: el servicio que dice tu contrato debe estar entre las actividades registradas. El contrato debe señalar el objeto de los servicios (LFT art. 14), y es ese objeto el que se compara con el padrón.
Señal de alerta: un PDF del aviso que no coincide con lo que muestra el padrón, una vigencia vencida o un servicio que no aparece en la lista de actividades. Un registro para limpieza no ampara vigilancia.
2. Los CFDI: la factura del servicio y los recibos de nómina
Qué son. La factura con la que el proveedor te cobra el servicio y los CFDI de nómina de los trabajadores que te lo prestaron. Los segundos son copias que la ley te pide obtener en cada pago (LISR art. 27-V).
Dónde se validan. En el verificador de CFDI del SAT, con el folio fiscal, el RFC del emisor y el del receptor. El PDF o el XML que tienes no dice si el comprobante se canceló después de emitirse. Eso solo lo dice el SAT.
Qué comparar.
- En la factura: el RFC emisor es el del proveedor registrado en el padrón, el receptor eres tú y el concepto corresponde al servicio del contrato.
- En cada recibo de nómina: el emisor es el proveedor, el trabajador está en la lista de los asignados a tu servicio y el periodo pagado (FechaInicialPago y FechaFinalPago) cubre el mes del servicio.
- Solo los recibos de los trabajadores que te prestaron el servicio. Pedir la nómina completa es excederse.
Señal de alerta: un folio que el SAT no encuentra o reporta cancelado, recibos emitidos por una razón social distinta a la registrada, o recibos de un periodo que no es el que pagaste.
3. La Opinión de Cumplimiento del SAT
Qué es. La opinión que el SAT emite sobre si el contribuyente está al corriente con sus obligaciones fiscales (CFF art. 32-D). Tiene cuatro sentidos posibles: Positiva, Negativa, En suspensión de actividades e Inscrito sin obligaciones fiscales (RMF 2026, regla 2.1.36).
Dónde se valida. El proveedor la genera en el portal del SAT (trámite en el portal del SAT) y te la entrega.
Qué comparar.
- RFC: el del proveedor.
- Sentido: Positiva.
- Fecha de emisión: la opinión positiva tiene una vigencia de treinta días naturales a partir de su emisión (regla 2.1.36). Una opinión de hace dos meses no dice nada del mes que pagas.
Señal de alerta: una opinión Negativa o En suspensión de actividades, o una opinión positiva emitida hace más de treinta días. La STPS puede cancelar un registro cuando hay adeudos por créditos firmes ante el SAT, el IMSS o el Infonavit (Acuerdo REPSE, artículo décimo quinto, inciso c).
4. IMSS e Infonavit: pagos, opiniones y las informativas
Qué son. El comprobante de pago de las cuotas al IMSS y de las aportaciones al Infonavit del periodo, que la ley te pide obtener en cada pago (LISR art. 27-V). A eso se suman la Opinión de Cumplimiento de cada instituto y los acuses de las informativas cuatrimestrales ICSOE y SISUB.
Dónde se validan.
- Pago de cuotas y aportaciones: el comprobante de pago en SIPARE, que cubre los dos institutos con una sola línea de captura.
- Opinión del IMSS: el proveedor la obtiene en los servicios digitales del instituto (cómo obtenerla).
- Opinión del Infonavit: el instituto la llama Constancia de Situación Fiscal en materia de aportaciones patronales y la emite en su portal para patrones. Tiene una vigencia de treinta días naturales desde su emisión (Reglas del Infonavit, DOF 22-04-2024, regla sexta).
- Acuses de la ICSOE (IMSS) y del SISUB (Infonavit): las fechas están en el calendario ICSOE y SISUB.
Qué comparar.
- El Registro Patronal y el RFC del comprobante de pago son los del proveedor.
- El periodo pagado es el del servicio que estás pagando.
- Las opiniones son recientes y positivas.
- El acuse de ICSOE y de SISUB es del cuatrimestre que corresponde. La informativa lista los contratos del cuatrimestre con sus partes, su objeto y su vigencia (LSS art. 15 A), así que tu contrato debe aparecer en ella.
Señal de alerta: un comprobante de otro Registro Patronal o de otro periodo, una opinión negativa, o un cuatrimestre sin acuse cuando su fecha ya pasó.
5. La declaración de IVA y su acuse
Qué es. La copia de la declaración de IVA del proveedor y el acuse de su pago, del periodo en que tú pagaste el servicio. Sin ellos no puedes acreditar el IVA (LIVA art. 5o.-II).
Dónde se valida. El proveedor la presenta y la paga en las declaraciones del SAT. Tú recibes la copia y el acuse.
Qué comparar. El RFC del proveedor y el mes: debe ser el de tu pago, no el del servicio ni el de la factura. El proveedor tiene hasta el último día del mes siguiente al pago para entregártelos.
Señal de alerta: una declaración de otro mes, una declaración sin su acuse de pago, o el plazo vencido sin recibirlas. Si no las recabas a tiempo, la misma fracción te obliga a presentar declaración complementaria y disminuir el IVA que acreditaste.
Cómo se arma el expediente completo de deducción con estos documentos, y qué pasa si falta uno, está en la guía de materialidad y deducción.
Cómo lo hace RepseShield
El proveedor sube cada documento una vez. La aplicación lo lee, te propone los datos que encontró (el RFC, el periodo, la vigencia) y tú confirmas. Cada factura trae a un clic el verificador del SAT con su folio, y el registro del proveedor se consulta en el padrón con fecha.